Erfolg im Projektmanagement ist keine Frage des Glücks

Die Lösung komplexer Probleme im Projektmanagement bereitet seit jeher vielen Teamleitern, Projektmanagern, Abteilungsleitern, kurzum, allen Verantwortlichen auf der Führungs- oder Koordinationsebene eines Unternehmens Kopfzerbrechen. Die Wahl der Methodik ist eine der zentralen Fragen, die beantwortet werden muss, um den Erfolg bei der Ausführung eines Projekts zu gewährleisten.

Die verwendeten Arbeitsmethodiken bieten ein breites Spektrum: ausgehend von den klassischen Arbeitslinien (PMP, Prince2), den agilen Methodiken (Scrum oder Kanban), den  guten Praktiken im IT-Bereich (ITIL) bis hin zu Verfahren, die versuchen, ein breiteres Spektrum wie DevOps zu verwalten. Alle sind aus dem Versuch heraus  entstanden, spezifische Probleme zu lösen und wurden in verschiedenen Umgebungen getestet. Dabei stellt sich allerdings die Frage: Gibt es eine Vorgehensweise, die besser geeignet ist, den Herausforderungen eines geplanten Projekts gerecht zu werden?

Was das Schachspiel uns lehrt

Das Problem, vor dem wir stehen, ist tatsächlich sehr breit gefächert. Die unterschiedlichen Elemente, die die Einzigartigkeit einer jeden Situation oder eines jeden Projekts ausmachen, bedürfen einer vorherigen Analyse, die es uns erlaubt, einen Weg zu finden, um den Erfolg zu gewährleisten. Selbst wenn das Ergebnis bereits einmal erfolgreich war, bedeutet das nicht zwangsläufig, dass es auch weiterhin funktionieren wird. Schlieβlich variieren die Umstände von einem Projekt zum anderen stark.

Lassen Sie uns dazu das Schachspiel anführen: Um eine Partie zu gewinnen, reicht es nicht aus, die Züge der Figuren isoliert zu betrachten. Es ist absolut notwendig, dem Spiel mit einem ganzheitlichen Ansatz gegenüberzutreten, der es uns erlaubt, das Szenario, in dem wir uns gerade befinden, zu analysieren und Entscheidungen zu treffen, indem wir die geeigneten Züge anwenden, um die Partie mit unseren Figuren zu gewinnen. So können wir bei gleichem Ausgangspunkt je nach den uns zur Verfügung stehenden Ressourcen unterschiedliche Entscheidungen treffen. Im Fall unseres Projekts würde es von Faktoren wie der Erfahrung des Teams, der Einbeziehung des Kunden in das Projekt, seiner Kenntnis des zu lösenden Problems oder den Bedingungen, unter denen das Projekt entwickelt wird, abhängen.

Meine Erfahrung hat mir gezeigt, dass es nicht die eine Methode gibt, die unter allen Umständen zu 100% auf alles anwendbar ist. Um systematisch Spitzenleistungen zu erzielen, ist es von enormer Wichtigkeit, genau wie auch bei einem Schachspiel, die nächsten Züge zu antizipieren. Auf unser Projekt übertragen bedeutet das, dass wir den Problemen vorauseilen müssen, die während des Projekts auftreten könnten. In diesen Momenten wird es notwendig, Entscheidungen zu treffen, die vielleicht nicht immer logisch erscheinen, die aber, wie bei einer Schachpartie auch, zum Sieg führen können. Vorhersagen anzustellen, wann und aus welchen Gründen ein Team auf Schwierigkeiten stoβen wird, eine bestimmte Aufgabe zu lösen, hilft bei der Überlegung, welche Kombination von Methoden geeignet sein wird, um das beste Ergebnis in der kürzest möglichen Zeit zu erzielen.

Erstellen eines Playbooks

Wäre es nicht genial, die Züge so gut zu kennen und einzustudieren wie ein großer Schachmeister? In unserem Fall geht es darum, im Voraus zu wissen, welche Methoden kompatibel sind um daraus einen Mix zu erstellen, der uns jederzeit befähigt, uns an die jeweilige Situation anzupassen und die aus der Mischung entstandenen Vorteile zu nutzen. Als Software-Ingenieure sind wir daran gewöhnt, Probleme zu erkennen und zu verstehen.  Je nach Benutzerprofil, Prozess oder Situation können wir dann verschiedene Anwendungsfälle vorschlagen. Unser Leitfaden im Projektmanagement besteht darin, festzulegen, mit welchen Methoden wir ein Projekt angehen werden. Dafür haben wir nicht nur den Kunden, seine Bedürfnisse und seine Herangehensweise an das Projekt im Auge, sondern viele weitere Aspekte wie das uns zur Verfügung stehende Team, die kulturelle Vielfalt der am Projekt beteiligten Personen oder sogar die verschiedenen Sprachen, in denen sie kommunizieren.

Schachmeister Lasker sagte einmal: „Im Schach, wie es von den Meistern gespielt wird, ist das Glück praktisch fast ausgeschlossen“.

Aber ist das wirklich auf den Alltag in einer agilen Organisation wie der unseren anwendbar?  Unseren Refrenzrahmen bildet die Scrum-Methodik, aber wir wenden sie nicht in kanonischer Weise an, sondern kombinieren Design-Thinking-Konzepte und sogar einige Elemente aus nicht-agilen Arbeitsmethodiken miteinander. Wir arbeiten also nicht einseitig. Einer neuen Herausforderung begegnen wir immer analytisch. Dank unseres Trainings sind wir in der Lage, dies auf innovative Weise zu tun. Wir sind ausgesprochen anpassungsfähig, da die Teams in einer Umgebung arbeiten, in der Kreativität auf kontrollierte Weise gefördert wird. Das ermöglicht uns, die notwendige Beschleunigung zu erreichen, die Reaktionszeiten zu reduzieren und gleichzeitig die höchsten Qualitätsstandards einzuhalten.

Unsere Expertise rührt her von einer permanenten Fortbildung und der Vorstellung, dass wir nur durch kollektive Beschleunigung sowie der Singularisierung von Projekten exzelente Leistungen erbringen können. Wir glauben fest daran, dass kein Meister vom Himmel fällt. Erst durch hartes Training kommen wir zum Erfolg. Schachmeister Lasker sagte einmal: „Im Schach, wie es von den Meistern gespielt wird, ist das Glück praktisch fast ausgeschlossen”.