El éxito en la gestión de proyectos no es una cuestión de suerte

La resolución de problemas complejos en la gestión de proyectos ha sido y es, el gran rompecabezas de muchos jefes de equipo, jefe de proyectos, responsables de área, o cualquier nivel de gerencia o coordinación de la empresa. Qué metodología seguir es una de las grandes cuestiones que influirán en el éxito en la ejecución. 

Las metodologías de trabajo que se utilizan son muy diversas: desde las líneas de trabajo clásicas (PMP, Prince2), las metodologías ágiles (scrum o Kanban), las buenas prácticas en el área de IT (ITIL), o los procesos que intentan manejar un espectro más amplio como DevOps. Todas surgieron del intento de resolución de problemas concretos y se han puesto a prueba en diferentes entornos. Pero ¿existe una que sea más adecuada para resolver los retos a los que nos enfrentamos cuando planteamos un proyecto?

Lo que ajedrez nos enseña

El problema al que nos enfrentamos es que la realidad es diversa. Los elementos diferenciales que hacen que cada situación o proyecto sean únicos, hacen necesario un análisis previo que nos permita enfocarlo de manera singular para asegurar su éxito. Incluso habiendo tenido éxito una vez, no siempre el resultado es repetible, porque las circunstancias de uno a otro proyecto varían.

Pensemos en el ajedrez. Para poder ganar una partida, no basta con conocer de manera aislada los movimientos de las piezas, sino que es necesario afrontar la partida con un enfoque holístico, que nos permita analizar el escenario en el que nos encontramos y tomar las decisiones, aplicando las jugadas que nos permitirán ganar la partida con las piezas con las que contamos. Así ante un mismo punto de partida podemos tomar decisiones diversas dependiendo de los recursos con los que contemos. En el caso de nuestro proyecto dependería de factores como la experiencia del equipo, la implicación del cliente en el proyecto, su conocimiento del problema a resolver o las condiciones en las que se desarrollará el proyecto.

Mi experiencia me ha demostrado que no existe una única metodología aplicable al 100% en toda circunstancia. Para conseguir llegar a la excelencia de manera sistemática lo importante es, lo mismo que en una partida de ajedrez, adelantarse a los siguientes movimientos. En nuestro caso, adelantarnos a los momentos de gran incertidumbre que van a producirse durante el proyecto. En esos momentos se hace necesario tomar decisiones que pueden no resultar lógicas y qué, sin embargo, lo mismo que en una partida de ajedrez te pueden llevar a la victoria. Ser capaz de predecir cuándo y por qué razones un equipo tendrá dificultades para resolver una determinada tarea ayuda a plantear qué combinación de metodologías será la adecuada para conseguir el mejor resultado en el menor tiempo posible.

En el ajedrez, tal como es jugado por los maestros, prácticamente la suerte es eliminada.

Crear un libro de jugadas

¿No sería genial poder conocer y tener ensayadas las jugadas lo mismo que un gran campeón de ajedrez? En nuestro caso, se trataría de conocer de antemano qué metodologías son compatibles y poder hacer un mix entre ellas para aprovechar todas sus ventajas en cada momento. Como ingenieros de software estamos acostumbrados a entender un problema y plantear distintos casos de uso en función del perfil usuario, el proceso, o la situación. Nuestro libro de jugadas en la gestión de proyectos sería poder establecer con qué metodologías afrontaremos un proyecto una vez que conocemos, no solo al cliente, sus necesidades y su aproximación al proyecto, si no otras cuestiones como el equipo con el que contamos, la diversidad cultural de las personas implicadas en el proyecto o incluso los diferentes idiomas en los que se comunican.

¿Pero esto es realmente aplicable al día a día en una organización ágil como la nuestra?  Nuestro marco de referencia es la metodología scrum, pero no la aplicamos de manera canónica, sino que combinamos conceptos de design thinking e incluso algunos elementos tomados de metodologías de trabajo no ágiles. No tenemos una única manera de trabajar, ante el planteamiento de un nuevo reto analizamos la mejor manera de enfrentarlo y somos capaces de hacerlo de manera innovadora gracias a que nuestro entrenamiento nos permite adaptarnos para que los equipos trabajen en un entorno que potencie la creatividad en entornos controlados que permitan conseguir la aceleración necesaria para reducir los tiempos de respuesta alcanzando a la vez lo más altos estándares de calidad.

Nuestra maestría proviene del entrenamiento y de la concepción de que solo gracias a la aceleración colectiva y la singularización de los proyectos podremos alcanzar la excelencia en todos lo que hacemos. Porque creemos que el campeón de ajedrez no nace, se hace gracias al entrenamiento. Como decía el maestro de ajedrez Lasker “En el ajedrez, tal como es jugado por los maestros, prácticamente la suerte es eliminada.”